foto-website-def

Van 5 naar 17 educatieve teams

Inge Schuurmans, Directeur

Open School Antwerpen is één van de 13 Centra van Basiseducatie in Vlaanderen. Kortgeschoolde volwassenen die moeite hebben met basisvaardigheden (lezen, schrijven, rekenen, ICT, maatschappelijke oriëntatie, …) kunnen terecht bij Open School Antwerpen voor een uitgebreid aanbod gratis cursussen.

In 2013 koos het Centrum voor Basiseducatie Antwerpen (CBA) ervoor zijn organisatiestructuur te wijzigen omwille van een sterke groei op het vlak van personeel en een ongelijke teamverdeling. Zo varieerde de grootte van de vijf teams van zo’n tien tot meer dan honderd teamleden. Coaching en functioneringsgesprekken kwamen hierdoor ook in het gedrang.

VAN 5 NAAR 17

De uitgangspunten voor de nieuwe kleinere educatieve teams met telkens 1 teamleider waren:

  • De teamleider als direct aanspreekpunt van en de contactpersoon tussen het beleid en de teamleden, en verantwoordelijk voor de evaluatie van de medewerkers
  • Een horizontale overlegstructuur met meer inspraak van de teamleiders
  • Het hele team op dezelfde werkplek, waar ook de teamleider zit
  • Lesgevers van verschillende opleidingen samen in een team voor een betere uitwisseling en kruisbestuiving
  • Een goede mix van anciens en nieuwe medewerkers
OP ZOEK NAAR DE JUISTE KANDIDAAT

De grote uitdaging bestond erin om 17 teamleiders te vinden die een team van ongeveer 15 medewerkers wilden coachen, aansturen en evalueren. CBA creëerde hiervoor zelf een functieprofiel.

Om de nieuwe functies in te vullen, verkoos het CBA een zoektocht naar interne kandidaten, vanuit de overtuiging dat er voldoende talent aanwezig was binnen de eigen organisatie. Bovendien kenden deze kandidaten de werking van het centrum en hadden ze leservaring.

De assessments verliepen in samenwerking met een externe partner. De gekozen teamleiders kregen daarna een intensieve opleiding en worden gecoacht door een stafmedewerker.

SLEUTELEN TOT HET PLAATJE KLOPT

De nieuwe educatieve teams gingen op 22 augustus 2015 van start, maar de invoering ervan had natuurlijk een grote voorbereiding nodig. Verandering roept weerstand op, dat was bij CBA niet anders: sommigen voelden zich goed bij de oude organisatiestructuur, men vreesde dat opgebouwde expertise verloren zou gaan of dat de organisatie zou versnipperen door het grotere aantal teams, een aantal ondersteunende functies werd anders ingevuld, …

Vanuit verschillende invalshoeken werd input verzameld en toegepast op het proces. Er was aandacht voor een brede communicatie, overleg met de syndicale afvaardiging en feedback via vragenuurtjes.

In juni 2013 werd gestart met een ‘World Café’ voor alle deelnemers, waar input gevraagd werd, als aanzet voor het nieuwe organogram. Nadien volgden nog een World Café en ook verschillende briefings.

Er werd een pilootproject opgestart in september 2014 met twee teams op 1 locatie. Er werd daarnaast ook een resonansgroep gevormd met de directie, enkele teamleiders en lesgevers uit elke opleiding, die elke maand bijeen kwam.

Het nieuwe organogram is nu een jaar in werking. Na een recente bevraging bij alle medewerkers, is CBA voorzichtig positief over de resultaten. Een aantal knelpunten worden aangepakt en eind dit werkjaar wordt dezelfde bevraging herhaald, met hoop op een gunstige evolutie.