foto_website

Dilbeek naar morgen

Marianne Vanden Houte, Secretaris

De gemeente Dilbeek stuit, zoals alle overheden, op tal van uitdagingen. Zowel extern (mondialisering, vergrijzing, bijgestelde verwachtingen van de burger, …) als intern. Want de groep Dilbeek telt bijna 700 vte’s, verdeeld over diverse entiteiten: gemeentebestuur, OCMW, cultureel centrum, onderwijs, … Daardoor loert silodenken altijd om de hoek.

Het antwoord van de gemeente Dilbeek?

Dinamo. Een traject om via o.a. inventarisatie en herclustering van processen een beheersbare organisatie te worden. Zo komt Dilbeek een stap dichter bij zijn doel: de gemeente van morgen zijn.

 

MISSIE BEPALEN

De gemeente Dilbeek was de eerste die de innovatieve arbeidsorganisatie (IAO) op zo’n grote schaal introduceerde. Bestaande voorbeelden waren niet voorhanden. Daarom nam de groep de tijd om haar richting te bepalen. Ze formuleerde nauwkeurig haar missie, bedrijfswaarden en principes. En kreeg zo de neuzen in dezelfde richting. Ook het Dinamo-draaiboek bood houvast. Daardoor sijpelden de missie en waarden door in de productiestructuur, de teams en uiteindelijk in de besturingsstructuur en de systemen (software, machines, werkplekomgeving).

 

STRUCTUUR OMGOOIEN

De grootste uitdaging voor de gemeente Dilbeek? Haar logge deeltaakstructuur en de hoge overhead slopen. Want onlogisch gestructureerde processen zorgden voor fouten en vertragingen. Daarnaast konden de diensten niet bijsturen waar nodig, want ze kenden de resultaten van hun inspanningen niet. Het management deelde alle processen en producten op in heldere processtromen. De medewerkers splitsten die verder op in korven – behapbaar voor één team (of twee parallelle teams).

 

RUIME JOBS, ZELFSTURENDE TEAMS

De gemeente goot alle processen in de fleximatrix. Daarin werd aangeduid in hoeverre iedere medewerker die processen beheerst. Men stelde zo evenwichtige teams samen en detecteerde opleidingsnoden. Resultaat? Ruime en interessante jobs. Groep Dilbeek maakte ook een beweging richting zelfleiderschap en gedeeld leiderschap. De teams beslissen nu al zelf over operationele taken zoals werkplanning maken, verlof regelen en budgetten beheren. Daarnaast wordt geïnvesteerd in opleidingen over zelfleiderschap. Want stijgt de zelfsturing? Dan ook de arbeidstevredenheid.

 

ZORGZAAM MANAGEMENT

Een organisatiestructuur veranderen, gaat niet van vandaag op morgen: je stuit op weerstand. Hoe krijg je medewerkers die het moeilijk hebben tóch mee? Door ruimte te laten voor emoties en door zorgzaamheid centraal te stellen. Het management en de projectleiders sparen daarvoor kosten noch moeite. En betrekken hun medewerkers via verplichte en vrijblijvende informatiesessies, een nieuwsbrief, het Dinamo-café, … De ondersteunende diensten nemen de rol op van interne consulent. Ze geven advies en opleiding en inspireren de organisatie.

DILBEEK IS KLAAR VOOR MORGEN

Dankzij Dinamo biedt Dilbeek een antwoord op de uitdagingen van morgen . Daarnaast komen ook andere voordelen aan het oppervlak:

  • voor de medewerker: hogere werktevredenheid en betrokkenheid (einde van silodenken) en meer ontplooiingskansen
  • voor het management: minder overhead, einde paraplusyndroom
  • voor de burger: betere dienstverlening door grotere flexibiliteit
  • algemeen: beheersbaarheid van de organisatie en kans om bij te sturen waar nodig

Is het Dinamo-traject nu afgelopen? Nee: dat is het nooit. De groep Dilbeek is een lerende organisatie die zich – dankzij haar nieuwe structuur – continu aanpast aan de veranderende omgeving. Zo bouwt ze aan een aangename, duurzame gemeente voor haar inwoners.