De Oever afbeelding website def

Expeditie 2021 – Krachtig organiseren

Thierry Taverna, algemeen directeur

Vzw De Oever is een organisatie actief in de Bijzondere Jeugdzorg. De Oever biedt een antwoord op zorgvragen van kinderen en jongeren die signalen geven dat hun ontwikkeling niet probleemloos verloopt en begeleidt de kinderen en jongeren, en het netwerk van mensen rondom hen. De vzw is met 116 medewerkers actief op 7 locaties in de provincie Limburg.

Door de veranderende maatschappelijke context (o.a. integrale jeugdhulp), de uitdagingen op organisatieniveau (o.a. meer zorg op maat) én door veranderende individuele behoeften en vragen van medewerkers (o.a. vraag naar talengerichte benadering, flexibel werken, …) komt het klassieke organisatiemodel onder druk te staan.

Het doelstelling van  “Expeditie 2021 – krachtig organiseren”, is om vanuit de nieuwe visie op medewerkers “Doen waar je goed in bent, vanuit passie en talent” en een aantal strategische doelen uit het beleidsplan 2016- 2021:

  • elke cliënt heeft een vaste trajectbegeleider,
  • we zijn een wendbare organisatie georganiseerd rond de hulpvraag en
  • medewerkers beschikken over het nodige zelfleiderschap om hun talenten flexibel en op maat in te zetten

een organisatiemodel voor de toekomst te ontwerpen.

Het project bestaat uit drie delen of sporen:

  1. Organisatiestructuur voor de toekomst
  2. Leiderschap voor de toekomst
  3. DNA voor de toekomst

Spoor 1 is de kernopdracht van De Oever, spoor 2 en 3 zijn de logische en noodzakelijke gevolgen ervan. Immers, beiden ondersteunen en dragen bij tot het veranderingsproces. De Oever schakelde een externe partner in om het proces te begeleiden. Verder werden alle interne partijen betrokken in het project, van de Raad van Bestuur en leidinggevenden tot begeleiders en cliënt (jongere).

De twee rode draden die in doorheen het proces werden gehanteerd waren:

  • Bestaande afspraken en procedures mogen worden losgelaten
  • Inzetten op voldoende draagvlak het project te laten leven in de organisatie onder meer door aangepaste communicatietools.

Expeditie 2021

 

ORGANISATIESTRUCTUUR

De organisatiestructuur aanpassen zodat die kan inspelen op de uitdagingen is geen eenvoudig proces. Er zijn drie fases: zoeken naar een toekomstbeeld, een prototype voor de structuur ontwerpen en die ten slotte implementeren. Het nieuwe denken koppelen aan het doen. Momenteel bevindt de vzw zich in deze implementatiefase.

LEIDERSCHAP

Wanneer er flink gesleuteld wordt aan een organisatiestructuur, is het nodig dat ook het leiderschap hierop wordt afgestemd vanuit de missie en visie van de organisatie. Focussen op de nieuwe rol als leidinggevende en inzetten op coachend leiderschap, is een deel van dit proces.

DNA

In het derde projectonderdeel komen de medewerkers heel veel aan bod. De Oever wil samenwerking stimuleren en hiervoor werden de ‘SASTI-projecten’ ontwikkeld. De ‘oeverspelen’ en het kunstproject ‘Blijde gedachten’ zijn enkele voorbeelden. Eveneens belangrijk was het monitoren en bespreekbaar maken van het project. Daarom is er per team een medewerker dit de vertrouwensbarometer maandelijks invult.

DESIGNTEAM

Bij het startschot van het project werd een designteam (10) samengesteld, bestaande uit verschillende lagen van de organisatie. Zij zijn spreekwoordelijk met een ‘wit blad’ gestart en vanuit de vraag “welke rollen zijn nodig voor een goede dienstverlening aan onze cliënt?”.  Zij kregen ruimte voor inhoudelijke discussies, rollenspelen, bekijken van inspiratiemateriaal, getuigenissen en bezoeken aan andere organisaties.

 

TUSSENTIJDSE RESULTATEN

Het project is nog lopende, maar er zijn al enkele belangrijke tussentijdse resultaten:

  • Een nieuwe missie en visie die gedragen wordt door de medewerkers (72 van 74 respondenten gaan akkoord)
  • Het ontstaan van 5 nieuwe kernrollen voor begeleiders in de organisatie, waarbij de cliënt centraal staat, en waarrond de andere rollen een plaats zullen krijgen
  • Vanuit de online vragenlijst van ESF blijkt duidelijk dat zelfsturing doordringt in de hele organisatie en het project zorgt voor een groeiend (zelf)vertrouwen en engagement. Medewerkers voelen zich betrokken bij de organisatie-ontwikkeling en erkend in hun talent en expertise.

 

KRACHTEN

De belangrijkste succesfactoren voor vzw De Oever waren:

  • Een gedragen visie zorgt voor een gedeeld referentiekader
  • Een neutrale externe begeleider faciliteert het proces
  • Het regelmatig betrekken van alle stakeholders: cliënten, partners en vertegenwoordigers van de samenleving
  • Sterke buy-in van het management en Raad van Bestuur
  • Bestuur vanuit ‘stuurgroepen’ levert gedragenheid op elk niveau
  • Een goede planning met grote mijlpalen
GEEN RESULTAAT ZONDER VALKUILEN

Bij De Oever wordt het project niet opgevolgd en gefaciliteerd vanuit HR, maar vanuit het directieteam, om de eenvoudige reden dat de vzw niet over een HR-dienst beschikt. Wel zijn verschillende HR-tools en -procedures gedocumenteerd in een kwaliteitshandboek. Het is een echte uitdaging om die tools en procedures af te stemmen op de nieuwe visie.

Na een kritische reflectie geeft de organisatie aan dat er wel enkele aandachtspunten waren. Een blijvende zorg voor interne communicatie. De hoge verwachtingen van de medewerkers en hoe daar mee om gaan. Het hertekenen van de leidinggevende functies mag niet leiden tot ‘interne concurrentie’. Blijven vasthouden aan de rode draden!