foto website1

Organisatie van de toekomst

Danielle Van Landuyt, Directeur Personeel en Organisatieondersteuning

In 2012 startte Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen een oefening naar de uitdagingen en verbeterpunten voor de toekomst, rekening houdend met o.a. de stijgende zorgvraag versus hoge rekruteringsnoden en nieuwe verwachtingen van patiënten en de overheid. De strategische keuze ging finaal naar ‘customer intimacy’ met een nieuwe visie: ‘de referentie zijn in thuisverpleging binnen maatschappelijk verantwoorde totaalzorg’.

Om deze visie te realiseren werd gekozen voor een integrale aanpak van structuur, mens, systemen en cultuur. Er wordt gewerkt met kleine zelfsturende zorgteams, die sneller kunnen beslissen, adequater kunnen reageren en oplossingen op maat kunnen bieden. Door het wegvallen van een paar hiërarchische lagen zijn ze wendbaarder en kunnen zo beter inspelen op de lokale behoeften.

De omschakeling naar een zelfsturende organisatie stond voor heel wat HR-uitdagingen, ondermeer:

  • De evolutie van individueel denken naar team-denken en -handelen;
  • Meer verantwoordelijkheid opnemen en het heft in eigen handen nemen;
  • Geloof in competenties van anderen en geduld tijdens het leerproces;
  • Zeer resultaatgericht gaan werken en meten;
  • Teams nemen zelf initiatief voor opleiding op basis van teamcompetenties;
  • Werkdruk zelf evenwichtiger verdelen;
  • Bepalen van aanspreekpunten (rolhouders) voor ‘regeltaken’ (bv. communicatie, rekrutering, peter-/meterschap, …)

 WitGeleKruis_1598

IMPACT OP DE HELE ORGANISATIE

Een dergelijke verandering is een werk van jaren en heeft impact op de hele organisatie, ook op directieniveau werden bevoegdheden anders ingedeeld. Bij aanvang werd de volledige zorgorganisatie herontworpen, met daaraan gekoppeld  ontwikkel- en selectietrajecten, onder andere voor  teamcoaches, die de teams helpen groeien naar meer zelfsturing. In een tweede fase volgde de hertekening van de  ondersteunende diensten en het selectie- en ontwikkelproces.

Concreet: de voormalige 30 plaatselijke afdelingen van zo’n 60 personen met telkens hiërarchische leidinggevende zijn vervangen door ca. 125 kleine zelfsturende teams.

In het hele proces, zelfs vanaf de visieoefening, werd rekening gehouden met alle stakeholders bv. rondetafelconferenties met patiënten, medewerkers en doorverwijzers. Er werden intense opleidingspakketten gegeven met sessies rond visie, profilering, cultuur en ook rond vaardigheden.

Op het vlak van HR is er een evolutie naar een gedeeld HR, waarbij instrumenten worden uitgewerkt voor en door multidisciplinaire teams en waarbij HR-processen uitgevoerd worden door diverse actoren die niet noodzakelijk behoren tot de HR-dienst (cf. teamcoaches, zorgteams, ..).

HR blijft haar expertise inbrengen en is beschikbaar voor advies of bijstand in geval van team- of individuele problematieken. Een mooi voorbeeld van een gedeeld HR-proces is het selectieproces waarbij teams finaal beslissen over de werving.

COMMUNICATION IS KEY

Alle initiatieven werden uitvoerig gecommuniceerd, en dit in de meest toegankelijke vormen naar iedere doelgroep. Een greep uit de communicatie- en infokanalen: bierbaksessies, spreekuren, goed voor mekaar sessies, FAQ, veranderteams, plaatselijke infosessies, intranet, externe lezingen, en zelfs een congres rond zelfsturing en een boek “De naakte waarheid over zelfsturing”.

Andere instrumenten om het project te ondersteunen zijn: een bedrijfstheater rond waarden, diverse opleidingen rond zelfsturing en omgaan met verandering, workshops, teaminstrumenten, development- en assesmentcenters, externe coaches, etc.

 

IEDEREEN ZIJN NIEUWE PLEK GEVONDEN

Het werken in een zelfsturend team trekt een nieuw type werknemer aan terwijl sommigen net weggaan omdat ze zich hier minder comfortabel in voelen.

Toch heeft een eerste bevraging geleerd dat werken met zelfsturende teams duidelijk potentieel heeft om de bevlogenheid en het welbevinden te verhogen. De teams vinden de onderlinge samenwerking en communicatie verbeterd, alsook het contact met de patiënt. Ze vinden het eveneens fijn dat ze zelf meer mogen en kunnen beslissen.

Uiteraard dient er nog verder gesleuteld aan bepaalde aspecten om de vitaliteit in deze arbeidsorganisatievorm hoog te houden (bv. betere praktische planning, meer feedback geven aan elkaar, ..)

De eerste resultaten in een wetenschappelijk onderzoek over de maatschappelijke outcome i.s.m. UGent en KU Leuven worden eind 2016 verwacht. Het ultieme doel is om aan te tonen dat met deze manier van werken patiënten langer thuis kunnen wonen, de kwaliteit van leven verbeteren van de patiënten en een betaalbare thuiszorg. Motivatie van de jury

“Organisatie van de toekomst” is een gedurfd en duurzaam project. Het Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen onderging een radicale verandering, die zeer planmatig werd aangepakt en waarbij voortdurend op een transparante en creatieve manier gecommuniceerd werd. Iedereen wordt betrokken in het project en er wordt ingezet op individuele talenten en ambities. De jury kijkt alvast uit naar de resultaten van het wetenschappelijk onderzoek eind 2016, met als specifieke vraag: “Wat is de impact op de patiënt en de zorgverlening?”